Als projectadministrateur ben je de schakel tussen de projectteams, de administratie en leveranciers en onderaannemers. Je bewaakt de administratieve en financiële gezondheid van projecten door het verzorgen van een adequate projectadministratie. Je zorgt voor een nauwkeurige projectadministratie en ondersteunt de projectleiding bij administratieve, financiële en organisatorische vraagstukken. Door te registreren, beheren, bewaken en analyseren. Jouw werk draagt bij aan een efficiënt projectbeheer, een heldere en adequate administratie en een gezonde financiële huishouding. Jij richt projectadministraties in en houdt deze up-to-date, bewaakt het budget, signaleert afwijkingen en ondersteunt projectleiders en managers op zowel administratief als financieel vlak. Je borgt dat AFAS op de juiste manier is ingericht en dat inkooporders en projectregistraties kloppend zijn. En natuurlijk zorg je ervoor dat facturen tijdig worden verstuurd. Daarnaast ben je regelmatig aanwezig op locaties van projecten. Zo lever je als projectadministrateur een bijdrage aan de ontwikkeling van Optimus Infra en aan toonaangevende projecten. Hoe gaaf is dat!

Wat ga je doen als projectadministrateur

• Inkoop: voorbereiden en afronden van inkoopcontracten met leveranciers en onderaannemers waarbij je zorgt voor een correcte registratie in AFAS. Daarnaast borg je samen met de werkvoorbereiding dat alle inkoop wordt gedaan met partijen die gecontracteerd zijn en waar dit niet het geval is zet je het inkooptraject in gang. Je voert periodieke toetsen uit op compliance op het gebied van inkoop
• Administratief: samen met de planner zorg je voor de inkoopregistratie van onderaannemers en leveranciers. Je richt samen met de projectleiding de projectadministratie in en houdt deze nauwkeurig bij. En natuurlijk ondersteun je bij het opstellen van de stafplanning. Daarnaast zorg je ervoor dat alle uren- en projectregistraties tijdig worden gedaan ten einde een compleet beeld te hebben van alle openstaande verplichtingen
• Financieel: je ondersteunt de projectleiding bij het opstellen van de projectbegroting. Met de werkvoorbereiding borg je dat alle inkoop in de nacalculatie staat of wordt gezet en correct en tijdig wordt gefactureerd. Daarnaast verzorg je de facturatie op projecten.
• Rapportages en prognoses: je bereid financiële rapportages en forecast voor vanwege de maandelijkse financiële prognose gesprekken van projectleiders met het management ten behoeve van beheersing van projecten en personeelsinzet
• Ondersteuning: verzamelen en verwerken van financiële projectinformatie ten behoeve van onder andere audits en controles van de accountant
• Externe contacten: het coördineren van financiële afspraken met leveranciers en opdrachtgevers, bewaken van de afspraken en zorgen voor correcte facturatie en tijdige betaling
• Ontwikkeling & verbeteren: het actief bijdragen aan het verbeteren van administratieve en financiële processen binnen projecten
• Waarnemen: je neemt de taken van de bedrijfsadministratie waar tijdens afwezigheid door vakanties, ziekte, enz.

Wat breng je mee

• Een afgeronde MBO of HBO opleiding administratie, finance & control of gelijkwaardig
• Kennis van AFAS en-of andere financiële systemen is een pré net zoals kennis van en ervaring met Excel, data analyse en financiële dashboards
• Minimaal 2-5 jaar ervaring in een administratief/financiële of project coördinerende rol
• Kennis van projectregistratie, kostenbeheersing en budgetmanagement
• Ervaring met projectrapportage en forecasting
• Een analytisch sterk ontwikkeld vermogen, communicatief vaardig en nauwkeurigheid
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal zowel gesproken als geschreven
• De capaciteit om het overzicht te bewaren in een dynamische omgeving
• Enthousiasme, een flinke dosis humor, optimisme en je bent een tikkeltje eigenwijs. Kent geen problemen maar ziet uitdagingen.